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| Gesetzgeber verlangt elektronische Archivierung! |
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| Alle Unternehmen mit EDV-gestützter Buchführung sind ab 01.01.2002 verpflichtet, digital elektronisch zu archivieren. Durch die neuen Maßnahmen des Gesetzgebers geraten nun all diejenigen unter Zugzwang, die Investitionen in moderne Archivierungssysteme bisher zurückgestellt hatten. Zumal die neue Regelung nicht nur die elektronische Buchführung mit Datenbanksystemen wie SAP oder KADIS meint, sondern auch solche Unterlagen mit einschließt, die von Mitarbeitern am PC erstellt wurden oder als Papierdokument vorliegen. Betriebsprüfern muss ermöglicht werden, sämtliche elektronischen, steuerrelevanten Betriebsprozesse zu recherchieren. Das vermag im Prinzip nur ein elektronisches Archiv wie MODARCH zu gewährleisten, in dem Daten unabhängig von Format und Erstellungsprogramm revisionssicher elektronisch abgelegt werden können. |
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| Gewährleistung systemunabhängiger Recherche - auch noch nach Jahren - |
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Die ständigen Neuerungen bei Standardprodukten wie SAP R/3 führen zu erheblichen Problemen bei einer späteren Wiedereinspeisung von Daten. Wie das BMF mitteilt, ergibt sich aus solcher Kritik die zwingende Anforderung an das elektronische Archiv, auch nach den gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträumen noch abwärtskompatibel zu sein. Für ein modernes Archivsystem wie MODARCH kein Problem. Hier besteht die Möglichkeit, ganze Archive mitsamt Viewer und Recherchetool systemunabhängig auf CD-ROM zu brennen. Damit ist zum einen die verlangte Unveränderbarkeit der Informationen gewährleistet, zum anderen bietet MODARCH die gesetzlich vorgeschriebenen Recherchetools. Denn im Gesetz heißt es: "Der Nur-Lesezugriff umfasst neben der Sichtbarmachung auch das Filtern und Sortieren der Daten, ggf. unter Einsatz vorhandener Auswertungsprogramme. Dabei ist die Veränderbarkeit des Datenbestandes ausgeschlossen." Mit dem indexbezogenen Rechercheprogramm ist eine strukturierte Abfrage der revisionssicher archivierten Dokumente möglich, so dass Prüfer genau die Daten erhalten können, nach denen sie verlangen. | ||
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