TBZ-PARIV Gesetzliche Grundlagen 2

Mit MODARCH auf der sicheren Seite

Im Fall eines Systemwechsels Ihrer Abrechnungssoftware oder eines tiefgreifenden Personalwechsels "ist es bei ordnungsgemäßer elektronischer Archivierung nicht mehr erforderlich, ursprüngliche Hard- und Software oder qualifiziertes Personal vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit von nach dem 01.01.2002 archivierten Daten in Form eines Nur-Lese-Zugriffs (Lesen, Filtern, Sortieren) durch das neue System gewährleistet wird", (aus Schreiben des BMF vom 28.03.2001). Diese "maschinelle Auswertbarkeit in Form eines Nur-Lesezugriffs" erfordert eindeutig den Einsatz eines revisionssicheren elektronischen Archivs. Gerade auch im Hinblick auf datenschutzrechtliche Vorgaben und die damit verbundenen Bedenken der Unternehmen muss darüber hinaus gewährleistet sein, dass Betriebsprüfer ausschließlich Zugriff auf steuerlich relevante Daten erhalten:

Archivordner und Ordnerschutz

Die Archivordner in MODARCH dienen dazu, dass bestimmte Dokumente in einem Ordner abgelegt werden und nur an autorisierte Benutzer zur Ansicht freigegeben werden. Steuerrelevante Daten lassen sich so für die Steuerprüfung mit Zugriffsrechten versehen. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten (auf Archiv- oder Ordnerebene) oder durch Verschlüsselung können u.a. die nicht-steuerrelevanten Daten geschützt werden.

Darbietungsmethoden zur Finanzprüfung

"Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten." Was soviel bedeutet, dass "bereits vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten für Zwecke ihrer maschinellen Auswertung (§ 147 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO i.V. mit § 147 Abs. 6 AO) nicht nochmals in das DV-System eingespeist (reaktiviert) werden (müssen), wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre." Für alle digital erstellten Dokumente mit Relevanz für den Fiskus gilt ab dem 1. Januar 2002 jedoch die neue Verordnung.

MODARCH ist ein elektronisches Archiv, das den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entspricht, d.h. digital erzeugte und verfügbare Dokumente bleiben auch nach der Archivierung mit MODARCH digital verfügbar.

Die Schnittstelle zur Prüfsoftware der Finanzbehörden (IDEA) kann mit durch MODARCH archivierten digital verfügbaren Dokumenten problemlos genutzt werden.

Mit MODARCH ergänzen Sie somit ihre Abrechnungssoftware um eine integrierte, revisionssichere elektronische Archivierung mit indexbezogener Recherche, die sekundenschnelles Wiederauffinden der Dokumente ermöglicht.

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