In der Eingangsbeschreibung legt der Anwender fest, welche Rohdaten für die Formulare benötigt werden. Ihm stehen dafür vorgefertigte Elemente zur Verfügung, die sich in unterschiedlichster Art und Weise kombinieren lassen. Die Beschreibung bleibt so immer offen für Änderungen. Erfahrungsgemäß sind größere Änderungen jedoch sehr selten, so das die Beschreibung nur einmalig erstellt werden muss.
Im zweiten Schritt, der Variablendefinition, werden die gelesenen Daten zerlegt, geprüft, formatiert und unter einem Variablennamen abgelegt. Diese Variablen lassen sich anschließend in der Ausgangsbeschreibung verwenden.
Das eigentliche Formular wird im letzten Schritt erstellt. Es besteht aus Texten, Tabellen und Bildern. Der größte Unterschied zu einem Textverarbeitungssystem liegt in der Art und Weise, in der die Rohdaten in das Formular einfließen. Sie können entweder direkt ausgegeben oder für die Strukturierung verwendet werden. So kann ein Formular bei verschiedenen Empfängern unterschiedlich aussehen.