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Virtuelles Kuvert

Mit dem Modul Virtuelles Kuvert können alle Einzeldrucke der Sachbearbeiter/innen an einer zentralen Stelle digital gesammelt werden. Dadurch spart der/die Sachbearbeiter/in Arbeitszeit. Er/Sie muss nicht mehr zum physischen Drucker gehen und auch die Kuvertierung erfolgt später. Zu jedem Kunden werden über den Tag verteilt alle Dokumente in einem sogenannten Virtuellen Kuvert gesammelt. Der eigentliche Druck und Versand erfolgt dann gesammelt an einer Stelle, im eigenen Haus oder beim Dienstleister. Zusätzlich zum postalischen Versand ist auch die Übergabe an ein Kundenportal oder der Versand per E-Mail möglich.

Leistungen des Moduls:

  • Ein Brief pro Tag und Kunde
  • Druck aus dem Homeoffice
  • Druck von Schreiben aus dem Abrechnungssystem und Onlineformularen
  • Anbindung weiterer Systeme über API-Schnittstellen
  • Persönlicher Arbeitskorb für Sachbearbeiter
  • PDFs zum Versand selbst hochladen
  • Dokumentaussteuerung und Löschung
  • Sofortdruck
  • Automatische Beilagen
  • Versand per E-Mail
  • Versand beim Dienstleister oder im eigenen Haus
  • Rückverfolgbarkeit

Virtuelles Kuvert:

Im Virtuellen Kuvert sind alle Dokumente des Kunden sichtbar, die über den Tag ausgegeben wurden. Der/Die Sachbearbeiter/in kann weitere Dokumente hochladen und Beilagen aus der Beilagensteuerung hinzufügen. Weiterhin kann er/sie das Virtuelle Kuvert sofort selbst ausdrucken oder einen Tag zurückstellen.

Beilagensteuerung:

Über die Beilagensteuerung ist es möglich, automatisiert Beilagen zuzusteuern. Die Beilagen können selbst hochgeladen und konfiguriert werden. Über Zeitscheiben kann festgelegt werden, in welchem Zeitraum eine Beilage zugesteuert werden soll. Durch Bedingungen wird gesteuert, welche Beilage zu welchem Schreibentyp automatisch beigelegt wird.

Versand und Ausgabe:

  • Sofortdruck
  • E-Mail
  • Druck beim Dienstleister (z.B. TBZ)

API - Schnittstellen:

In das Virtuelle Kuvert können über API-REST-Schnittstellen auch andere Systeme Dokumente einliefern. Das Sammelkriterium ist dann nicht das Vertragskonto. Es kann eine beliebige andere Kennung sein, zum Beispiel eine Geschäftspartnernummer oder eine Kundennummer, direkt aus dem erzeugenden System.

Eigenschaften der Schnittstelle:

  • REST Representational State Transfer
  • YAML / JSON als Datenformat
  • HTTPS
  • multipart/form-data

 

Request

POST Host: {modwork-host}
Authorization: Basic xxxxxxxx<
User-Agent: ...
Accept: */*; version=2
Content-Length: ...
Content-Type: multipart/form-data; ------WebKitFormBoundaryBu8OOmdWgn6zP51I

Content-Disposition: form-data; name="meta"
Content-Type: application/yaml

workflow:
  belegart: https://{modwork-host}/{modwork-basepath}/api/belegart/2171
  buchungskreis: https://{modwork-host}/{modwork-basepath}/api/buchungskreis/1234
modwork_einzeldruck_einzeldruck:
  belegnummer: 12345
  color: CMYK
  formular:
    id: TEST
    name: Testformular
    order: 50
  formularname: Testformular
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